Table of Content
Inledning
Som företagare har jag alltid örat mot rälsen för att snappa upp förändringar som kan påverka oss. På sista tiden har det pratats allt mer om en stor omställning inom EU som jag tror alla företagare behöver känna till: obligatorisk e-fakturering.
Visste du att land efter land inom EU nu inför lagkrav som gör det obligatoriskt för företag att skicka och ta emot e-fakturor? Det är inte längre en fråga om det händer, utan när det blir ett krav för just din verksamhet. Och då menar jag inte en vanlig PDF som du mejlar. En äkta e-faktura är en helt elektronisk datafil som skickas direkt från ett affärssystem till ett annat, redo att behandlas automatiskt utan manuell inmatning.
Först kändes det som ännu en regel att anpassa sig till. Men efter att ha grävt djupare insåg jag att det här faktiskt är en enorm möjlighet. En chans att äntligen digitalisera, minska administrationsbördan och frigöra tid.
Här på Netsius bestämde vi oss för att ligga steget före och se detta som en chans att förbättra. Vi började leta efter verktyg som inte bara klarar de nya kraven, utan som gör övergången smärtfri. I den här guiden vill jag dela med mig av vår resa och våra insikter. Jag kommer att förklara vad som händer på marknaden, hur du kan vända de nya reglerna till din fördel och presentera det verktyg som vi själva har börjat använda för att göra vår fakturering smartare och enklare än någonsin.
Vad är en e-faktura, vilka format finns och när blir det lag?
Det här är kärnan i förändringen. Låt oss bryta ner det.
Vad är en äkta e-faktura?
Glöm allt du tänker på som en faktura-PDF i ett mejl. Det är inte en e-faktura i lagens mening. En äkta e-faktura är en strukturerad datafil, oftast i ett format som kallas XML. Tänk på det som ett digitalt kvitto med smarta etiketter. Istället för att en människa måste läsa och manuellt knappa in datum, belopp och referensnummer i ett system, kan mottagarens affärssystem läsa filen automatiskt. Informationen går direkt från system till system, utan feltolkningar eller manuellt arbete. Det är detta som är den stora revolutionen – det sparar tid, minskar fel och snabbar på betalningarna.
En djungel av format? Inte längre.
Historiskt har det funnits en uppsjö av olika nationella format. I Sverige har vi haft Svefaktura, i Finland Finvoice, och så vidare. Det har gjort det krångligt att handla över gränserna. Men nu städar EU upp i den här röran.
Allt kretsar kring en gemensam europeisk standard (EN 16931). För att skicka och ta emot fakturor enligt den här standarden används ett säkert nätverk som heter Peppol. De flesta nya lagkrav i Europa bygger på att företag ansluter sig till Peppol-nätverket. Det moderna formatet som används inom Peppol heter Peppol BIS Billing 3. Det är detta format som håller på att bli den nya standarden i hela Europa och ersätter äldre nationella format som Svefaktura. I Tyskland och Frankrike används en hybridvariant kallad ZUGFeRD/Factur-X, som kombinerar en PDF med en inbäddad XML-fil, men även dessa är kompatibla med den europeiska standarden.
Tidsplanen: När blir det obligatoriskt?
Det här rullas ut i snabb takt. Här är en snabb överblick över några av de största marknaderna (detta gäller B2B, fakturering mellan företag):
Tyskland: Från 1 januari 2025 måste alla företag kunna ta emot e-fakturor. Kravet på att skicka e-fakturor införs stegvis mellan 2027 och 2028.
Belgien: Inför kravet med en "big bang". Från 1 januari 2026 blir det obligatoriskt för alla B2B-transaktioner.
Polen: Obligatoriskt för alla företag från 1 Februari 2026.
Frankrike: Från 1 september 2026 måste alla företag kunna ta emot e-fakturor. Stora och medelstora företag måste även börja skicka dem då. Mindre företag får vänta till 1 september 2027.
Spanien: Lagen är på plats och kravet väntas träda i kraft under 2026, ett år efter att de tekniska detaljerna är helt klara.
Sverige & Norden: Här är e-faktura redan obligatoriskt mot offentlig sektor. Än finns inget datum för ett B2B-krav inom Sverige, men eftersom EU:s stora momsinitiativ (ViDA) siktar på obligatorisk e-faktura för all handel mellan EU-länder runt 2030, är det bara en tidsfråga innan det blir standard för alla.
Som du ser är det hög tid att agera. Tåget har redan börjat rulla.
Vi presenterar Melasoft: Din partner för e-fakturering
När vi på Netsius insåg att vi behövde ett verktyg för att möta framtiden, letade vi efter en partner som delade vår syn på enkelhet och effektivitet. Valet föll på Melasoft. De är specialister på att göra komplexa transaktioner enkla och har en djup förståelse för de nya europeiska kraven. Deras mission är inte bara att erbjuda en teknisk lösning, utan att göra den tillgänglig och begriplig för alla företagare, oavsett storlek.
Men varför valde vi just Melasoft? Här är anledningarna:
Fokus på användarvänlighet: Vi ville inte ha ett krångligt system som kräver en manual. Melasofts gränssnitt är intuitivt och byggt för att du ska kunna skicka din första e-faktura på några minuter, utan förkunskaper.
Direkt access till Peppol: Melasoft är en certifierad Peppol Accesspunkt. Det betyder att du inte behöver oroa dig för tekniska detaljer som format eller leveransvägar. Du skapar fakturan, och Melasoft ser till att den når mottagaren säkert och korrekt via Peppol-nätverket. Samt har det väldigt bra priser per E-faktura.
Kort sagt, Melasoft tog bort alla hinder vi såg framför oss och gjorde övergången till e-fakturering till en möjlighet istället för en börda.
Steg-för-steg-guide: Skicka din första e-faktura med Melasoft
Nu när du vet varför vi valde Melasoft, låt oss gå igenom hur otroligt enkelt det är att komma igång.
För att komma igång gör du så här:
1. Gå till Melasoft.com och klicka på “Global compliance solution”.
2. Skapa ett konto med din e-postadress och ett lösenord.
3. Välj vilket land du är verksam i.
4. Klicka på knappen för att skapa en ny faktura (“Create Invoice”).
5. Under "Easy invoice", välj format. För en äkta e-faktura väljer du Peppol BIS 3.0. Du kan även välja PDF för traditionell fakturering. (Om du inte ser Peppol som ett alternativ kan du behöva aktivera det, vilket du enkelt gör via portalen).
6. Fyll i informationen: Ange kundens uppgifter och lägg till den tjänst eller produkt du sålt. Klicka sedan på "Skapa".
7. Granska och skicka. Nu har du skapat en faktura! Ta en sista titt så att allt stämmer och klicka sedan på skicka-knappen. Klart!
Tips för en smidig övergång till e-fakturering
Att byta system kan kännas som ett stort steg, men med rätt förberedelser går det smidigt. Här är några tips från vår egen resa:
- Prata med dina kunder: Det viktigaste steget. Skicka ut ett mejl och berätta att ni moderniserar er fakturering. Fråga efter deras Peppol-ID (oftast deras organisationsnummer eller GLN-kod). De flesta större företag och alla offentliga verksamheter har ett.
- Börja i liten skala: Du behöver inte byta för alla kunder på en gång. Välj ut ett par av dina mest digitala kunder och skicka dina första e-fakturor till dem. Det är ett bra sätt att bli bekväm med processen i din egen takt.
Sammanfattning: Framtiden är redan här
Att navigera i nya lagkrav kan kännas överväldigande, men övergången till e-fakturering är i grunden en fantastisk möjlighet. Det handlar om att arbeta smartare, inte hårdare. Genom att digitalisera din fakturering sparar du inte bara tid och pengar, du minskar också risken för fel och får betalt snabbare. Du rustar helt enkelt ditt företag för framtiden.
Med ett verktyg som Melasoft är processen varken komplicerad eller dyr. Du kan komma igång på några minuter och skicka fakturor som uppfyller alla nya europeiska krav, direkt från en plattform du redan litar på.
Nu är du redo att modernisera din fakturering och ta tillbaka kontrollen över din tid.